Как устроен «Бюджет НКО»

1

Пульс НКО — главная страница

Сводка экономики организации на одном экране: не «сколько потратили по статьям», а «в каком мы состоянии и что с этим делать». Всё считается само — из банковских выписок, платёжного календаря и графиков грантов, вручную вводить ничего не нужно. У каждого показателя есть статус — «В норме», «Внимание» или «Риск» — с иконкой и подписью, а пороги настраиваются в «Настройках».

• Запас хода — на сколько месяцев хватит денег, если новых поступлений не будет: деньги на счетах ÷ средний месячный расход за последние 6 полных месяцев. Рядом — дата, когда деньги закончились бы, и оценка с учётом обычных поступлений.
• Деньги сейчас — расчётные счета и вклады раздельно, с датой последней выписки по каждому счёту.
• Покрытие расходов доходами — поступления ÷ расходы с 1 января и сравнение с тем же сроком прошлого года.
• Остаток через 13 недель — прогноз по платёжному календарю (согласованные заявки). Ожидаемые транши грантов показаны отдельно и в этот остаток не входят.
• Свободный остаток — деньги за вычетом нерасходованных остатков грантов и целевых пожертвований: сколько из денег на счетах можно тратить на любые нужды.
• Крупнейший источник — доля самого крупного плательщика во всех поступлениях (ориентир — не более 30%); доля программных расходов — сколько уходит на программы, а не на управление (ориентир — 65–70%); ФОТ АУП против лимита — доля зарплат управленческого персонала в расходах (лимит — 20%, 135-ФЗ).

Графики — за отчётный год. Ниже плиток — «Денежный поток» (поступления и расходы по месяцам, календарь поступлений), «Откуда приходят деньги», «Куда уходят деньги» и «Люди и миссия» (сколько человек получили выплату, адресная помощь подопечным). По умолчанию — текущий год с 1 января. Переключатель над графиками выбирает другой год, а «Сравнить» ставит рядом этот и прошлый год за один и тот же отрезок — с итогами и разницей в процентах. Наведите на столбец или строку (на телефоне — нажмите): появятся полное название и суммы.

Гранты и целевые пожертвования. По каждому гранту — сколько получено из суммы по договору, сколько потрачено и какая часть срока прошла: шкала сразу показывает, не тратятся ли деньги быстрее срока или, наоборот, отстают. Ближайшие сроки отчётов и ожидаемые транши — списком по датам; о просроченном отчёте Пульс предупреждает в самом верху страницы. Если грант направлен на программу, в его карточке видно, какую долю расходов этой программы он покрывает, а график «Чем покрываются расходы программ» показывает то же по каждой программе сразу — в рублях и процентах (несколько грантов на одну программу суммируются). Значение выше 100% означает, что часть расходов ещё не разнесена по программам.

На телефоне страница перестраивается: карточки идут друг под другом, подписи месяцев на графиках поворачиваются, подсказки открываются нажатием.

Пороги статусов и правила отнесения расходов (что считать программными, административными, расходами на фандрайзинг) владелец организации меняет в «Настройках» → «Пульс НКО: пороги и правила». Как считается каждый показатель и откуда взяты ориентиры — в раскрывающемся блоке «Как считаются показатели и откуда ориентиры» внизу страницы.

2

Все операции

Полный список банковских операций за выбранный период — приходы, расходы и переводы между своими счетами отдельными блоками. Операции загружаются из банковской выписки (раздел «Импорт выписок»); банк остаётся источником истины по суммам и остаткам.

• Отметьте чекбокс в начале строки — откроется операция целиком: статья, программа, грант/целевое, подопечный, период отнесения, контрагент — всё редактируется в одном окне. Кнопка «Исходный файл выписки» показывает, откуда пришла строка.
• Раскрывающийся «Фильтр»: тип операции, текст в назначении, у плательщика или получателя, номер операции, счёт, статья, программа, грант и подопечный. У каждой оси есть вариант «не заполнено» — так находятся неразмеченные операции.
• «Массовое назначение» — проставить одно и то же сразу нескольким отмеченным строкам.
• Сводка «Приход / Расход / Сальдо за период» и остатки на начало и конец периода; плашка остатка краснеет, если он ниже заданного вами минимума. Операции выходных и праздничных дней подсвечены.
• История изменений: внизу страницы — лента «кто, когда и что изменил» в операциях, а в карточке операции — история именно этой операции. Любую правку можно отменить одной кнопкой.

Внутри окна операции — разделение суммы: если один платёж на самом деле относится к нескольким статьям, программам, грантам или подопечным сразу (например, один перевод покрывает аренду и коммунальные услуги), можно завести несколько строк-долей прямо там, без создания новых операций. Оси не зависят друг от друга: одну и ту же операцию можно разделить по программам и целиком отнести к одному гранту.

3

Отчёты: БДР / БДДС

Бюджет доходов и расходов (по периоду отнесения) и бюджет движения денежных средств (по факту платежа) — переключаются одним переключателем, без пересчёта вручную. Дерево статей раскрывается до нужного уровня детализации, с долей каждой статьи в общей сумме. Переводы между своими счетами и вклады в отчёт не входят — они показаны отдельным блоком.

• Три вкладки: «За период», «Годовой бюджет» (помесячная матрица за год с сальдо по месяцам) и «По программам» (доход, расход и сальдо по каждой программе).
• Фильтр по программе — увидеть отчёт только по одному направлению деятельности.
• Клик по строке или сумме открывает «Детализацию» — операции, из которых сложилась цифра, и график динамики.
• «Доли доходов» и «Доли расходов» — полосами: наведите на строку (на телефоне — нажмите), чтобы увидеть полное название и сумму.
• Выгрузка в Excel — тот же отчёт, что на экране, с сохранением структуры статей. Доля ФОТ АУП в расходах показана на странице всегда, а при превышении лимита — предупреждением.

4

Бюджет: план и исполнение

Плановые суммы по каждой статье помесячно или на год целиком — по всем программам разом или по каждой программе отдельно. Вкладка «Исполнение» сравнивает план с фактом и показывает отклонение и процент исполнения по каждой статье.

• Сводный план по всем программам — только просмотр; чтобы ввести или изменить план, выбирается конкретная программа (или «Без программы» — общие расходы).
• Если плана по статье не было, «Исполнение» честно показывает прочерк, а не 0% или 100%.
• Клик по ячейке открывает операции, из которых сложился факт. План и исполнение выгружаются в Excel.

5

Гранты и целевое финансирование

Отдельный учёт для денег с целевым назначением. Есть два типа: грант (как правило, поступает один раз или траншами) и целевое пожертвование (может поступать регулярно). У каждого — источник, программа и (если нужно) конкретный подопечный, с отчётом о доходах, расходах и остатке отдельно от общего бюджета организации.

• Список со свободным фильтром по источнику, программе, подопечному и статусу. Дата поступления у грантов берётся из банковской выписки сама — вводить её не нужно.
• В карточке гранта — срок, сумма по договору, график траншей и сроки отчётов. Эти данные питают «Пульс НКО»: освоение против прошедшего срока, ближайшие дела, предупреждения об отчётах.
• «Бюджет по грантам» с остатком и процентом освоения; «Отчёт по гранту» — доходы и расходы по статьям, клик по строке или сумме раскрывает операции.
• Две выгрузки в Excel: обычная — для грантодателя, и с перечнем операций под каждой статьёй — для сверки с бухгалтерией.

6

Платёжный календарь

Календарная сетка по неделе, месяцу, кварталу, году или своему диапазону: дни до сегодня — факт по реальным банковским операциям, дни после — план по одобренным заявкам. Остаток на начало и конец каждого дня считается сразу, без ручной сверки.

• Отметьте чекбокс в начале строки — список операций, из которых сложилась сумма за день.
• Вкладка «Заявки» — заявки на платёж с фильтром по статье, программе, гранту, подопечному и статусу; в карточке заявки — её история изменений.
• Вкладка «Согласование» — для согласующих: одобрить или отклонить заявки. Автору решение приходит уведомлением в Telegram или Яндекс Мессенджер.

7

Натуральные пожертвования

Учёт того, что не проходит через банковский счёт — вещи, продукты, оборудование, услуги. Приход и расход отдельными направлениями, с позициями (наименование, количество, цена) — сумма документа считается автоматически.

• Привязка к программе и подопечному — так же, как у денежных операций.
• Не требует банковской выписки — заносится вручную по мере поступления и использования. Итоги видны в «Отчётах» и на «Пульсе НКО», но в денежные показатели не входят.

8

Что ещё внутри

Разделы выше — это то, что чаще всего смотрят в первую очередь. Кроме них в сервисе есть: